企业的档案管理是一个重要环节。随着技术发展，大家常听到两个词：档案数字化服务和档案管理系统服务。虽然都和档案有关，但它们解决的问题完全不同。
很多老板会感到困惑：我到底该先做数字化，还是直接上系统？其实，搞清楚它们的核心区别，选择就不难了。
一、 档案数字化服务：给档案办“身份证”
想象一下，您的企业里堆满了大量的纸质文件和图纸。这些纸质东西查找起来非常麻烦，还容易损坏或丢失。
档案数字化服务，简单说就是把这些纸质档案变成电子文件。具体工作包括：
- 扫描： 把纸张放进扫描仪，变成图片。
- 录入： 把档案里的关键信息（如日期、名称、编号）敲进电脑。
- 处理： 对图像进行纠偏、去黑边等美化操作。
做完这项服务，您会得到一堆电子图片和对应的数据。但这只是把纸变成了电，如果想在电脑上方便地搜索、借阅，光有文件还不够。
二、 档案管理系统服务：给档案建“智能仓库”
如果说数字化是把东西变成电子版，那么档案管理系统就是一个存放和管理这些电子版的“智能仓库”。
这是一个软件平台。它的核心功能是：
- 存储与归类： 把数字化好的文件按类别放好。
- 快速检索： 只要输入关键词，几秒钟就能找到想要的档案，不用翻箱倒柜。
- 权限控制： 只有特定的人才能查看敏感档案，保证档案安全。
- 借阅管理： 谁借走了，什么时候还，系统都有记录。
没有这个系统，数字化后的文件可能只是分散在不同电脑文件夹里，依然很难管理。
三、 企业该如何选择？
明白了上面两点，选择策略就很清晰了：
1. 只有少量旧档案，且不经常查阅？
建议只做档案数字化服务。把它们扫描存进硬盘备份即可，没必要花费重金购买一套复杂的管理系统。
2. 档案数量巨大，且每天都要频繁查阅？
建议直接上档案管理系统服务。
注意：通常情况下，系统服务商会包含数据初始化服务，或者您可以先找公司做数字化，再导入系统。如果档案特别多，建议找能提供“数字化+系统搭建”一条龙服务的供应商。
3. 法律法规要求严格？
如果您的行业对档案的保存年限和安全性有极高要求，那么一套带有权限控制和日志审计的档案管理系统是必须的。
总结
档案数字化是“把纸变成电”的过程，解决的是存储和备份问题。
档案管理系统是“把电变成库”的过程，解决的是查找和管理问题。
企业应根据自身的档案数量、查阅频率和安全要求来决定。如果只是为了怕纸张发霉，数字化就够了；如果为了提高办公效率，一套好的管理系统才是最终答案。
